./Shelvin_Privacy Policy

Privacybeleid

Privacybeleid

Wij zijn wij ?

● Naam: Shelvin SRL (“

wij/we”, “onze/ons”)

● Zetel: Avenue de la Brabançonne 123, 1030 Schaerbeek (België)

● Ondernemingsnummer: 730.763.851

● Applicatie: Shelvin (de “

Applicatie”)

● Dienst: de ter beschikking stellen van de Applicatie (de “

Dienst”)

● Website: [URL van de website] (de “

Website”)

● Contactgegevens

van

onze

Gegevensbeschermingscorrespondent:

data-privacy@shelvin.eu

Wie zijn de betrokkene?

2.1.

Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot:

● De gebruikers van de Applicatie die aan hen beschikbaar wordt gesteld door onze

klanten in verband met de Dienst;

● De vertegenwoordigers van onze klanten;

● De vertegenwoordigers van onze leveranciers;

● Kandidaten voor een job bij ons;

● Bezoekers van onze Website en van onze werkplaatsen; en

● Andere betrokken personen (de "

betrokkenen", "u", "uw/uwe").

2.2.

Dit Privacybeleid (het “

Privacybeleid”) is van toepassing op elke verwerking van uw

persoonsgegevens door ons.

Wat is onze plicht met betrekking tot gegevensbescherming?

3.1.

Wij verbinden ons ertoe om onze uiterste inspanningen te doen om onze

gegevensverwerkingsactiviteiten in overeenstemming te brengen met de toepasselijke

wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Verordening (EU)

2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de

verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en

tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming)

(“

AVG”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van

natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals van

tijd tot tijd gewijzigd of vervangen (de “

Toepasselijke Wetgeving inzake

Gegevensbescherming

”).

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

1 / 8

Privacybeleid

4.1.

Als u een gebruiker van de Applicatie bent, verwerken wij:

● Uw persoonlijke identificatiegegevens en uw e-mailadres om u te identificeren op de

Applicatie;

● De foto's die via de Applicatie zijn genomen, de locatie en het exacte tijdstip waarop

ze zijn genomen, zodat wij kunnen vaststellen dat de producten op die dag in uw

winkelafdeling zijn gelegd;

● Gegevens over het gebruik van de Applicatie om de functionaliteiten van de

Applicatie en onze activiteiten te verbeteren.

4.2.

Als u de vertegenwoordiger van één van onze klanten bent, verwerken wij:

● Uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw

contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, postadres, enz.) voor het beheer

van onze commerciële relatie;

● Uw professionele identificatiegegevens en de bankgegevens van de klant die u

vertegenwoordigt om de factuur met betrekking tot de Dienst op te stellen.

4.3.

Als u de vertegenwoordiger bent van één van onze leveranciers, verwerken wij uw

persoonlijke

identificatiegegevens,

professionele

identificatiegegevens

contactgegevens voor het beheer van onze commerciële relatie met onze leveranciers.

4.4.

Als u kandidaat bent voor een job bij ons, verwerken wij uw persoonlijke

identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en gegevens met

betrekking tot uw beroepsleven (vaardigheden, kwalificaties, ervaring, enz.) en de

persoonsgegevens die in uw

curriculum vitae terug te vinden zijn, om uw profiel te

beoordelen in relatie tot onze wervingsbehoeften.

4.5.

Als

onze

Website

bezoekt,

verwerken

wij

wellicht

elektronische

identificatiegegevens in geaggregeerde vorm om de frequentie op onze Website te

meten, de surfervaring te verbeteren en om fraude en inbreuken op de

computerbeveiliging op te sporen en te voorkomen.

4.6.

Indien onze werkplaatsen met bewakingscamera's uitgerustzijn, zijn wij in staat toegang

te vragen tot beelden van u slechts wanneer een dergelijke toegang noodzakelijk is om

ons legitieme belang bij het opsporen van overtredingen of onbeleefdheden na te

streven en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

4.7.

Wij kunnen ook sommige van uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende

doeleinden:

● De doorvoering van herstructureringen van onze activiteiten;

● Het uitvoeren van interne en externe audits;

● Het beheer van geschillen met klanten, leveranciers en andere betrokkenen en

wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of

onderbouwing van een rechtsvordering.

4.8.

Wij onderwerpen de betrokkene niet aan beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op

geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u in

aanmerkelijke mate treffen.

2 / 8

Privacybeleid

In welke hoedanigheid verwerken wij uw persoonsgegevens?

5.1.

Wij

verwerken

persoonsgegevens

hoedanigheid

van

verwerkingsverantwoordelijke. In dit verband bepalen wij de doeleinden en de middelen

van de verwerking van uw persoonsgegevens.

Op welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

6.1.

Uw persoonsgegevens kunnen nodig zijn voor:

● De uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is of de uitvoering van

precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen (bv. in geval van een

sollicitatie tot een job bij ons);

● De naleving van een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is (bv. met

betrekking tot facturatie, belastingen, enz.);

● De gerechtvaardigde belangen die door ons (of door een ontvanger van gegevens)

worden behartigd, op voorwaarde dat deze belangen zwaarder wegen dan uw

fundamentele grondrechten en vrijheden.

6.2.

Wij vragen uw voorafgaande, vrije en geïnformeerde toestemming voor de verwerking

van sommige van uw persoonsgegevens (bv. wanneer de verwerking van uw gegevens

een

overdracht

van

beeldrechten

foto's

voor

interne

of externe

communicatiedoeleinden met zich meebrengt).

6.3.

De verstrekking van sommige van uw persoonsgegevens (bv. uw persoonlijke

identificatiegegevens, enz.) is een voorwaarde voor het sluiten van de met ons gesloten

overeenkomst voor de levering van de Dienst.

6.4.

Het niet verstrekken van uw persoonsgegevens kan tot gevolg hebben onder andere zijn

dat wij niet in staat zijn om u onze dienst te verstrekken of dat er een schending ontstaat

van één of meer verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wetgeving (bv.

boekhoudkundige en fiscale wetgeving).

Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

7.1.

De persoonsgegevens die wij verwerken komen uit de volgende bronnen:

● Rechtstreeks van u, bv. via de Applicatie;

● Uit publiek beschikbare informatie (bv. op het internet), bijvoorbeeld wanneer we het

profiel van de kandidaten voor een job bij ons nakijken.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

8.1.

De volgende ontvangers kunnen sommige van uw persoonsgegevens ontvangen of

toegang krijgen tot sommige van uw persoonsgegevens (slechts als dit nodig is voor de

uitoefening van hun taken):

● Onze medewerkers die belast zijn met de commerciële en administratieve follow-up

hebben

toegang

tot

persoonlijke

identificatiegegevens,

professionele

identificatiegegevens en contactgegevens van de vertegenwoordigers van onze

klanten;

3 / 8

Privacybeleid

● Zoals bij de meeste applicaties, moet een beperkt aantal aangewezen leden van ons

technisch personeel toegang hebben tot de foto's die u via de Applicatie maakt en de

bijbehorende locatie- en tijdgegevens wanneer dit wettelijk vereist is of om de

Applicatie te corrigeren en/of te onderhouden;

● Onze medewerkers die belast zijn met het toezicht op onze leveranciers hebben

toegang tot persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens

en contactgegevens van de vertegenwoordigers van onze leveranciers;

● Onze

juridische adviseurs en advocaten hebben toegang tot bepaalde

persoonsgegevens van de betrokkene in het kader van bedrijfsherstructureringen of

de behandeling van rechtsgeschillen.

8.2.

Wij verbinden ons ertoe dat de ontvangers van gegevens (bv. de leveranciers) dezelfde

of een gelijkwaardige bescherming van de persoonsgegevens van de gebruikers zullen

bieden als de bescherming die in het Privacybeleid is opgenomen.

8.3.

Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met

de privacyrichtlijnen die zijn opgesteld door :

● de Apple Store :

https://developer.apple.com/app-store/review/guidelines/#privacy) ;

● de Google Play Store :

https://play.google.com/about/privacy-security-deception/personal-sensitive/

) ;

8.4.

Wij vertrouwen de verwerking van sommige van uw persoonsgegevens slechts toe aan

verwerkers voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken en in

overeenstemming met onze schriftelijke instructies en de Toepasselijke Wetgeving

inzake Gegevensbescherming.

8.5.

In het geval van een herstructureringsoperatie (bv. een financieringstransactie), zijn wij

in staat bepaalde persoonsgegevens met betrekking tot een beperkt aantal betrokkenen

te overdragen aan een derde partij die betrokken is bij de operatie (bv. een bank) in

overeenstemming met de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming.

Hoe beheren wij onze verwerkers?

9.1.

Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze verwerkers uw

persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Toepasselijke Wetgeving

inzake Gegevensbescherming.

9.2.

Wij zien er tevens op toe dat onze verwerkers zich er onder meer toe verbinden uw

persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze instructies te verwerken, geen andere

verwerkers in dienst te nemen zonder onze toestemming, passende technische en

organisatorische

maatregelen te nemen om een op het risico afgestemd

beveiligingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen, ervoor te zorgen dat

personen die gemachtigd zijn om uw persoonsgegevens in te zien onderworpen zijn aan

een vertrouwelijkheidsplicht, uw persoonsgegevens aan het einde van hun

dienstverlening terug te zenden en/of te vernietigen, audits uit te voeren en ons bij te

staan bij het vervullen van verzoeken met betrekking tot de uitoefening van uw rechten

inzake gegevensbescherming.

4 / 8

Privacybeleid

10.

Waar verwerken wij uw persoonsgegevens?

10.1.

Sommige ontvangers van persoonsgegevens kunnen bedrijven zijn waarvan de zetel

gevestigd is in een land van buiten de Europese Economische Ruimte (“

EER”) of die

persoonsgegevens verwerken vanuit een land buiten de EER.

10.2.

In het geval dat uw persoonsgegevens worden overgedragen naar landen buiten de

EER, zullen wij ervoor zorgen dat wij de volgende maatregelen neemt:

● Een op grond van artikel 45 van de AVG besluit werd genomen door de Europese

Commissie waarbij het land waarnaar de persoonsgegevens worden doorgegeven

geschikt wordt verklaard en de doorgifte valt binnen de werkingssfeer van die

beschikking ; of

● Wij hebben met de ontvanger van de persoonsgegevens een contract gesloten

waarin de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming, zoals goedgekeurd

door de Europese Commissie krachtens artikel 47 van de AVG, zijn vastgesteld;

● In geval van doorgifte naar de Verenigde Staten geniet de ontvanger van de

persoonsgegevens van een certificaat met betrekking tot het EU-US Privacy Shield

programma opgelegd krachtens artikel 45 van de AVG en de doorgifte valt onder het

toepassingsgebied van het EU-US Privacy Shield programma.

11.

Wat zijn de toepasselijke bewaartermijnen?

11.1.

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan

noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

11.2.

Wij bewaren facturen en andere boekhoudkundige documenten (die sommige van uw

persoonsgegevens kunnen bevatten) gedurende een periode van zeven (7) jaar na de

datum van hun uitgifte in overeenstemming met de boekhoudwetgeving. Deze facturen

bevatten persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en

contactgegevens van de vertegenwoordigers van onze klanten.

11.3.

Wij gebruiken de volgende criteria om de bewaartermijnen van persoonsgegevens te

bepalen rekening houdend met de context en het doeleinde van elke verwerking:

● De datum van onze laatste contact;

● Veiligheidsredenen (bv. de veiligheid van onze gebouwen of informatiesystemen);

● Elk huidig of potentieel geschil met een betrokkene;

● Elke wettelijke of reglementaire verplichting om persoonsgegevens te bewaren of te

wissen (bv. een bewaarplicht opgelegd door boekhoudkundige of fiscale wetgeving).

12.

Wat zijn uw rechten?

12.1.

Onder voorbehoud van de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming

beschikt u over het recht op informatie, het recht van inzage tot en rectificatie van uw

persoonsgegevens en het van gegevenswissing, het recht van bezwaar tegen en van

beperking op de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht op de

overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het recht om uw toestemming in te

trekken.

5 / 8

Privacybeleid

12.2.

Hieronder vindt u een tabel die elk van uw rechten in meer detail beschrijft:

Recht

Beschrijving

Recht tot
informatie

U hebt het recht op duidelijke, transparante en begrijpelijke

informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens

verwerken en de uitoefening van uw rechten. Deze informatie is

opgenomen in het Privacybeleid. Indien deze informatie niet

duidelijk genoeg is, nodigen wij u uit om contact met ons op te

nemen (via onze contactgegevens vermeld in het Privacybeleid).

Recht van inzage U

hebt

het

recht

bevestiging

krijgen

dat

persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dit wel

het geval is, toegang te krijgen tot deze persoonsgegevens. U hebt

het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te verkrijgen,

tenzij de uitoefening van dit recht inbreuk maakt op de rechten en

vrijheden van anderen.

Recht op
rectificatie

U hebt het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens als deze

onjuist blijken te zijn. U hebt ook het recht om uw

persoonsgegevens te vervolledigen indien deze onvolledig zijn.

Recht op
gegevenswissing
(“recht op
vergetelheid”)

U hebt recht op de verwijdering van uw persoonsgegevens. Het

recht op gegevenswissing (of het “recht op vergetelheid”) is echter

niet absoluut en is onderworpen aan bijzondere voorwaarden. Wij

kunnen uw persoonsgegevens bewaren voor zover dit is

toegestaan door de toepasselijke wetgeving, in het bijzonder

wanneer de verwerking ervan noodzakelijk blijft om te voldoen aan

een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn of voor de

instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht van
bezwaar tegen
de verwerking

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van

uw persoonsgegevens (bv. wanneer de verwerking stoelt op de

onze gerechtvaardigde belangen en, rekening houdend met uw

specifieke situatie, uw fundamentele grondrechten en vrijheden

niet zwaarder wegen).

Recht van
bezwaar tegen
de verwerking
voor direct
marketing

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de

verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij deze gegevens

verwerken voor direct marketingdoeleinden.

Recht op
beperking

U hebt het recht om in bepaalde omstandigheden de beperking

van

verwerking

te verkrijgen (bv. wanneer wij uw

persoonsgegevens

niet

langer

nodig

hebben

voor onze

gewoonlijke verwerkingen, maar deze nog steeds nodig zijn voor

de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een

6 / 8

Privacybeleid

rechtsvordering).

Recht op
overdraagbaarhe
id van gegevens

U hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om de

persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan ons

hebt verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en

machineleesbare vorm en deze door te geven aan een andere

verwerkingsverantwoordelijke.

Recht om
toestemming in
te trekken

Indien u aan ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking

van uw persoonsgegevens, hebt u het recht uw toestemming te

allen tijde in te trekken.

12.3.

Gelieve verzoeken met betrekking tot uw rechten als betrokkene door te sturen naar

onze Gegevensbeschermingscorrespondent wiens contactgegevens zijn opgenomen in

het Privacybeleid. Wij zullen trachten aan uw verzoek te voldoen zodra dit redelijkerwijs

mogelijk is en altijd binnen de tijdperken die conform de Toepasselijke Wetgeving inzake

Gegevensbescherming zijn vastgesteld. Gelieve er rekening mee te houden dat we

mogelijks persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden moeten bewaren, zoals vereist

of toegestaan door de wet. Gelieve er ook rekening mee te houden dat, indien wij twijfels

hebben over uw identiteit, we u mogen vragen voor een identiteitsbewijs teneinde

ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen.

13.

Welk niveau van veiligheid bieden wij?

13.1.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een

veiligheidsniveau te waarborgen dat in overeenstemming is met de risico's die

verbonden zijn aan de verwerking van uw persoonsgegevens.

13.2.

We volgen de beste praktijken in de sector om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens

niet per ongeluk of onrechtmatig worden vernietigd, verloren, gewijzigd, op

ongeoorloofde wijze openbaar gemaakt of op ongeoorloofde wijze toegankelijk worden

gemaakt.

14.

Hebt u vragen of klachten?

14.1.

Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens

verwerken, gelieve ze door te sturen naar onze Gegevensbeschermingscorrespondent

wiens contactgegevens zijn opgenomen in het Privacybeleid.

14.2.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor België kan worden gecontacteerd op:

Gegevensbeschermingsautoriteit

35 Drukpersstraat, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

7 / 8