Politique de vie privée
1.
Qui sommes-nous ?
● Nom : Shelvin SRL («
nous », « nos/notre »)
● Siège : Avenue de la Brabançonne 123, 1030 Schaerbeek (Belgique)
● Numéro d’entreprise : 730.763.851
● Application: Shelvin (l'«
Application »)
● Service: la mise à disposition de l'Application (le «
Service »)
● Site web : [URL du site internet] (le «
Site web »)
● Coordonnées
de
notre
Correspondant
à
la
Protection
des
Données :
data-privacy@shelvin.eu
2.
Qui traite vos données à caractère personnel ?
2.1.
Nous traitons des données à caractère personnel relatives :
● aux utilisateurs qui utilisent l'Application mise à disposition par nos clients dans le
cadre du Service ;
● aux représentants de nos clients ;
● aux représentants de nos fournisseurs ;
● aux candidats à un travail chez nous ;
● aux visiteurs de notre Site web et de nos lieux de travail ; et
● à d'autres personnes concernées, (les «
personnes concernées », « vous »,
«
votre/vos »).
2.2.
Cette politique de vie privée (la «
Politique ») s’applique à tout traitement de vos
données à caractère personnel que nous effectuons.
3.
Quel est notre engagement en matière de protection des données ?
3.1.
Nous nous engageons à déployer nos meilleurs efforts pour rendre nos activités de
traitement de données à caractère personnel conformes à la législation sur la protection
des données applicable, en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la
protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère
personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE
(Règlement Général sur la Protection des Données) (le «
RGPD ») et la Loi du 30 juillet
2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de
données à caractère personnel, telle que modifiée, supplée ou remplacée de temps en
temps (la «
Législation sur la Protection des Données Applicable »).
4.
Pour quelles finalités traitons-nous vos données à caractère personnel ?
4.1.
Si vous êtes un utilisateur de l'Application, nous traitons :
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● Vos données d'identification personnelle et votre adresse email pour vous identifier
au travers de l'Application ;
● Les photos prises au travers de l'Application, la localisation et l'heure exacte où
celles-ci sont prises pour que nous puissions établir que les produits ont été placés
tel jour en rayon dans votre magasin ;
● Vos données d’utilisation de l’Application pour améliorer les fonctionnalités de
l’Application et nos opérations.
4.2.
Si vous êtes le représentant d’un de nos clients (personnes morales), nous traitons :
● Vos
données
d’identification
personnelle,
vos
données
d’identification
professionnelle et vos données de contact (numéro de téléphone, adresse email,
adresse postale, etc.) pour la gestion de notre relation commerciale ;
● Vos données d'identification professionnelle et les coordonnées bancaires de la
personne morale que vous représentez pour préparer la facture liée au Service.
4.3.
Si vous êtes le représentant d’un de nos fournisseurs, nous traitons vos données
d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle et vos données
de contact pour la gestion de notre relation commerciale avec nos fournisseurs.
4.4.
Si vous êtes un candidat à un travail chez nous, nous traitons vos données
d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle, vos données de
contact, les données relatives à votre vie professionnelle (compétences, qualifications,
expériences, etc.) et les données à caractère personnel contenues dans votre
curriculum vitae pour évaluer votre profil par rapport à nos besoins de recrutement.
4.5.
Si vous visitez notre Site web, nous sommes susceptibles de traiter des données
d'identification électronique vous concernant de manière agrégée pour mesurer la
fréquence sur notre Site web, améliorer l'expérience de navigation et pour la détection et
la prévention des fraudes et des failles de sécurité informatique.
4.6.
Si nos lieux de travail sont équipés par des caméras de surveillance, nous sommes en
mesure de demander un accès à des images vous concernant, uniquement lorsque cet
accès est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime de détection d’infractions ou
d’incivilités et dans la mesure autorisée par la loi applicable.
4.7.
Nous sommes également susceptibles de traiter certaines de vos données à caractère
personnel pour les finalités suivantes :
● conduire des opérations de restructuration de nos activités ;
● réaliser des audits internes et externes ;
● gérer des litiges avec des personnes concernées et lorsque le traitement est
nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
4.8.
Nous ne soumettons pas les personnes concernées à des décisions fondées
exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les
concernant ou les affectant de manière similairement significative.
5.
En quelle capacité traitons-nous vos données à caractère personnel ?
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5.1.
Nous traitons vos données à caractère personnel en capacité de responsable du
traitement. Nous déterminons dans ce cadre les finalités et les moyens du traitement de
vos données à caractère personnel..
6.
Sur quelles bases traitons-nous vos données à caractère personnel ?
6.1.
La fourniture de vos données à caractère personnel peut être nécessaire :
● à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution
de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple, en cas de
sollicitation pour un travail chez nous) ;
● au respect d’une obligation légale applicable qui nous est applicable (par exemple,
en matière de facturation, de fiscalité, etc.) ;
● à la poursuite de nos intérêts légitimes (ou à ceux d'un destinataire de données) à
condition que ces intérêts prévalent sur vos libertés et droits fondamentaux.
6.2.
Nous vous demandons votre consentement préalable, libre et informé avant de procéder
au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, à
chaque fois que le traitement de vos données impliquent une cession de vos droits à
l'image sur des photographies prises des fins de communication interne ou externe).
6.3.
La fourniture de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, vos
données d’identification personnelle, etc.) conditionne notre capacité à vous fournir notre
service.
6.4.
Les conséquences possibles liées à la non-fourniture de vos données à caractère
personnel pourraient inclure notre incapacité à vous fournir notre service ou une
violation dans notre chef d’une ou de plusieurs obligations en vertu des législations
applicables (par exemple, les législations comptables et fiscales).
7.
D’où proviennent vos données à caractère personnel ?
7.1.
Les données à caractère personnel que nous traitons proviennent des sources
suivantes :
● directement de vous, par exemple au travers de l'Application ;
● à partir d’informations accessibles publiquement (sur Internet), par exemple lorsque
nous vérifions le profil des candidats à un travail chez nous.
8.
Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
8.1.
Les destinataires suivants sont susceptibles de recevoir ou d’avoir accès à certaines de
vos données à caractère personnel (uniquement si cela est nécessaire à l’exercice de
leur mission) :
● les membres de notre personnel en charge du suivi commercial et administratif ont
accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification
professionnelle et aux données de contact des représentants de nos clients ;
● comme pour la plupart des applications, un nombre restreint de membres
nommément désignés de notre personnel technique doit pouvoir accéder aux photos
que vous prenez au travers de l'Application et aux données de localisation et de
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temps associées lorsque la loi l'exige ou à des fins de correction et/ou de
maintenance de l'Application ;
● les membres de notre équipe en charge du suivi de nos fournisseurs ont accès aux
données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et
aux données de contact des représentants de nos fournisseurs ;
● nos conseillers juridiques et avocats ont accès à certaines données à caractère
personnel des personnes concernées dans le cadre d’opérations de restructuration
d’entreprise ou de litiges.
8.2.
Nous nous engageons à ce que les destinataires de données tiers (par exemple, les
fournisseurs) fournissent une protection des données à caractère personnel des
utilisateurs identique ou équivalente à celle contenue dans la Politique.
8.3.
Nous nous engageons à traiter vos données à caractère personnel conformément aux
lignes directrices en matière de vie privée établies par :
● l'Apple Store :
https://developer.apple.com/app-store/review/guidelines/#privacy) ;
● le Google Play Store :
https://play.google.com/about/privacy-security-deception/personal-sensitive/
) ;
8.4.
Nous confions le traitement de certaines de vos données à caractère personnel à des
sous-traitant uniquement dans la mesure nécessaire pour réaliser leurs missions et
conformément à nos instructions écrites et à la Législation sur la Protection des
Données Applicable.
8.5.
Dans le cas d’une opération de restructuration (par exemple, une opération de
financement), nous sommes susceptibles de transmettre certaines données à caractère
personnel concernant un nombre limité de personnes concernées vers une partie tierce
impliquée dans l’opération (par exemple, une banque) conformément à la Législation sur
la Protection des Données Applicable.
9.
Comment gérons-nous sous-traitants ?
9.1.
Nous prenons les mesures adéquates pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent
vos données à caractère personnel conformément à la Législation sur la Protection des
Données Applicable.
9.2.
Nous veillons entre autres à ce que nos sous-traitants s’obligent à ne traiter des
données à caractère personnel que sur nos instructions, à ne pas engager un autre
sous-traitant sans notre accord préalable ou sans que nous ayons eu l’opportunité d’y
faire objection, à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour
garantir la sécurité des données à caractère personnel, à garantir que les personnes
autorisées à accéder à des données à caractère personnel soient soumis à des
obligations adéquates de confidentialité, à restituer et/ou détruire les données à
caractère personnel qu’ils traitent à la fin de leurs services, à se conformer à des audits
et à nous fournir une assistance pour assurer le suivi des demandes de personnes
concernées quant à l’exercice de leurs droits par rapport à leurs données à caractère
personnel.
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10.
Où traitons-nous vos données à caractère personnel ?
10.1.
Certains destinataires de données à caractère personnel sont susceptibles d’être des
organisations dont le siège est établi dans un pays situé en dehors de l’Espace
Économique Européen («
EEE ») ou de traiter certaines données à caractère personnel
depuis un pays situé en dehors de l’EEE.
10.2.
Dans le cas où vos données à caractère personnel sont transférées vers des pays situés
en dehors de l’EEE, nous veillerons à prendre les garanties suivantes :
● le pays vers lequel les données à caractère personnel sont transférées a bénéficié
d’une décision d’adéquation de la part de la Commission européenne en vertu de
l’article 45 du RGPD et le transfert entre dans le champ d’application de ladite
décision d’adéquation ;
● nous avons conclu avec le destinataire des données à caractère personnel un
contrat contenant les clauses contractuelles types de protection des données à
caractère personnel adoptées par la Commission européenne en vertu de l’article 47
du RGPD ; ou
● en cas de transfert vers les États-Unis, le destinataire des données à caractère
personnel bénéficie d’une certification par rapport au programme EU-US Privacy
Shield établi en vertu de l’article 45 du RGPD et le transfert entre dans le champ
d’application du programme EU-US Privacy Shield.
11.
Quels sont les délais de conservation applicables ?
11.1.
Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel ne soient conservées que
pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles
elles sont traitées.
11.2.
Nous conservons les factures liées au Service pendant une période de sept (7) ans
suivant la date de leur émission conformément à la loi comptable. Ces factures
contiennent les données d'identification personnelle, les données d'identification
professionnelle et les données de contact des représentants de nos clients.
11.3.
Nous utilisons également les critères suivants pour déterminer la durée de conservation
des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun
des traitements :
● la date de notre dernière prise de contact ;
● des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
● tout différend ou litige en cours ou potentiel avec une personne concernée ;
● toute obligation légale de conserver ou d’effacer les données à caractère personnel
(par exemple, une obligation de conservation imposée par une loi comptable ou
fiscale).
12.
Quels sont vos droits ?
12.1.
Sous réserve de la Législation sur la Protection des Données Applicable, vous disposez
d’un droit d’information, d’un droit d’accès à, de rectification de et d’effacement de vos
données à caractère personnel, du droit de vous opposer à ou de limiter le traitement de
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vos données à caractère personnel, d’un droit à la portabilité des données à caractère
personnel et du droit de retirer votre consentement.
12.2.
Vous trouverez ci-dessous un tableau décrivant chacun de vos droits plus en détails :
Droit
Description
Le droit
d'information
Vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes
et compréhensibles sur la manière dont nous traitons vos données
à caractère personnel et sur l’exercice de vos droits. Ces
informations sont contenues dans la Politique. Si elles ne devaient
pas être suffisamment claires, nous vous invitons à nous contacter
(via nos coordonnées reprises dans la Politique).
Le droit d'accès
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que des données à
caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées
et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère
personnel. Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données
à caractère personnel, à moins que l’exercice de ce droit ne porte
atteinte aux droits et libertés d’autrui.
Le droit de
rectification
Vous avez le droit d'obtenir la rectification des données à
caractère personnel vous concernant si celles-ci s’avèrent
inexactes. Vous avez également le droit d'obtenir que les données
à caractère personnel vous concernant soient complétées si
celles-ci s’avèrent incomplètes.
Le droit à
l'effacement (le
« droit à l’oubli »)
Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à
caractère personnel. Toutefois le droit à l'effacement (ou le « droit
à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions
particulières. Nous sommes susceptibles de conserver certaines
de vos données à caractère personnel dans la mesure autorisée
par la loi applicable, et notamment lorsque leur traitement
demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à
laquelle nous sommes soumis ou pour la constatation, l’exercice
ou la défense d’un droit en justice.
Droit d'opposition
au traitement
Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement
(lorsque le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes et que,
tenant compte de votre situation particulière, vos intérêts ou droits
et libertés fondamentaux prévalent).
Droit d'opposition
au traitement à
des fins de
prospection
Vous avez a le droit de vous opposer à tout moment au traitement
de vos données à caractère personnel lorsque nous traitons ces
données à des fins de prospection.
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Le droit à la
limitation du
traitement
Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement dans
certaines circonstances (par exemple lorsque nous n'avons plus
besoin de vos données à caractère personnel mais celles-ci sont
encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense
d’un droit en justice).
Le droit à la
portabilité des
données à
caractère
personnel
Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de recevoir les
données à caractère personnel vous concernant et que vous nous
avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et
lisible par une machine et de les transmettre à un autre
responsable du traitement.
Le droit de retirer
votre
consentement
Si vous nous avez donné votre consentement pour un traitement
de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de le
retirer à tout moment.
12.3.
Veuillez adresser toute demande relative à vos droits par rapport à vos données à
caractère personnel que nous traitons en capacité de responsable du traitement à notre
Correspondant à la Protection des Données en utilisant ses coordonnées reprises dans
la Politique. Nous nous engageons à donner suite à votre demande dès que
matériellement possible et toujours endéans les délais prévus par la Législation sur la
Protection des Données Applicable. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de
conserver vos données à caractère personnel pour certaines finalités lorsque cela est
requis ou autorisé par la loi. Veuillez enfin noter que nous sommes susceptibles, en cas
de doute quant à votre identité, de vous demander une preuve d’identité afin de prévenir
tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel.
13.
Quel niveau de sécurité assurons-nous ?
13.1.
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer
un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement de vos données à caractère
personnel.
13.2.
Nous suivons les meilleures pratiques du secteur pour veiller à ce que les données à
caractère personnel ne soient pas, de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues,
altérées, divulguées de manière non autorisée ou accédées de manière non autorisée.
14.
Avez-vous des questions ou des réclamations ?
14.1.
Si vous deviez avoir des questions ou des réclamations à propos de la manière dont
nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez les adresser au préalable au
Correspondant à la Protection des Données en utilisant ses coordonnées reprises dans
la Politique.
14.2.
Vous avez le droit d’adresser une réclamation auprès de l’autorité de contrôle
compétente. L'autorité compétente pour la Belgique est :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
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+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
15.
Autre chose ?
15.1.
Nous nous réservons le droit de mettre à jour la Politique de temps en temps. Nous vous
informons de tout changement que nous serions amenés à réaliser à la Politique.
15.2.
En cas de conflit ou d'incompatibilité entre une disposition de la Politique et une
disposition d'une autre politique ou d’un autre document relatif au traitement de données
à caractère personnel, la disposition de la Politique prévaudra.
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